Mọi doanh nghiệp liệu có cần một văn phòng đại diện không? Nhiệm vụ của văn phòng đó là gì? Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá qua bài viết sau đây về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện ở An Đức nhé.
Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?
Văn phòng đại diện (VPĐD) là một tổ chức hoạt động dưới sự quản lý của doanh nghiệp, được giao ủy quyền để đại diện và đảm bảo bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo quy định tại Điều 45 của Luật Doanh nghiệp. VPĐD có hai loại chính:
- VPĐD cho công ty đang hoạt động thương mại tại Việt Nam.
- VPĐD cho các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp không có sự hiện diện thương mại tại Việt Nam.
Chức năng của VPĐD là:
- Đóng vai trò là điểm liên kết chính giữa công ty và khách hàng.
- Thực hiện các nghiên cứu thị trường để hỗ trợ công ty trong việc đánh giá thị trường và thúc đẩy các hoạt động kinh doanh.
Điều kiện để thành lập một văn phòng
- Thứ tự thành lập: Văn phòng đại diện chỉ có thể được thành lập sau khi công ty mẹ đã hoàn tất quá trình thành lập của mình. Điều này có nghĩa là không thể thực hiện cả thủ tục thành lập công ty và văn phòng đồng thời.
- Tên văn phòng đại diện phải bắt buộc chứa tên của công ty mẹ và được kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Chức năng chính của văn phòng là thực hiện giao dịch. Trưởng văn phòng đảm nhận thẩm quyền ký hợp đồng và đóng dấu trong các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng.
- Hạn chế ký hợp đồng kinh doanh: Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Điểm khác biệt là tại địa điểm kinh doanh, vẫn có thể phát sinh hoạt động kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở: Địa chỉ trụ sở của văn phòng không thể là nhà tập thể hoặc nhà chung cư, đồng thời phải khác với địa chỉ trụ sở của công ty.
- Mặc dù văn phòng không cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế, nhưng khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ trong cùng một quận hoặc huyện, doanh nghiệp vẫn phải xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Điều này là quan trọng để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ liên quận. Đối với địa điểm kinh doanh, khi thay đổi địa chỉ, không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
Hồ sơ và thủ tục để thành lập văn phòng
Thành lập một văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc tạo ra một cơ sở phụ thuộc của công ty tại một địa điểm khác so với trụ sở chính, nhằm thực hiện các hoạt động giao dịch mà không cần phải xin cấp giấy phép hoạt động riêng cho văn phòng đó. Quá trình này yêu cầu sự hoàn thiện về mặt pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự, nhằm đảm bảo rằng văn phòng có thể hoạt động một cách hiệu quả.
Hồ sơ để thành lập một văn phòng
Hồ sơ để thành lập một văn phòng bao gồm các thành phần sau:
- Thông báo lập văn phòng.
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng cho công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn từ 2 thành viên trở lên).
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu người đứng đầu không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty).
- Một bản công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
- Một bản công chứng CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Quy trình thành lập văn phòng áp dụng cho cả công ty có vốn đầu tư Việt Nam và nước ngoài được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- 1 bản sao CMND/CCCD công chứng.
- Thông tin về tên, số điện thoại, địa chỉ trụ sở của văn phòng.
- 1 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ để thành lập văn phòng
- Soạn hồ sơ sau khi nhận được thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại của văn phòng và chứng minh có công chứng của người đứng đầu văn phòng.
- Hồ sơ hoàn thiện trong vòng 2 ngày để chuyển cho khách hàng đóng dấu.
Bước 3: Gửi hồ sơ và công bố việc thành lập văn phòng.
- Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh của tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Nộp lệ phí công bố thông tin văn phòng đại diện trên cổng thông tin của doanh nghiệp.
Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện.
- Trong thời gian 3 ngày làm việc, phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc con dấu
- Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ giấy tờ, cần khắc con dấu của văn phòng.
Công việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện
Để khởi đầu hoạt động của văn phòng đại diện của công ty một cách suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc thực hiện đầy đủ các thủ tục sau là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số công việc cần thực hiện sau khi hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng:
- Khắc con dấu và công bố mẫu dấu: Thực hiện quy trình khắc con dấu cho văn phòng và thông báo việc sử dụng con dấu của văn phòng đại diện của công ty. Công bố mẫu dấu theo quy định.
- Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện: Treo biển hiệu tại trụ sở của văn phòng để công bố vị trí và hoạt động của công ty.
- Mở tài khoản và thủ tục liên quan: Thực hiện thủ tục mở tài khoản cho văn phòng đại diện.Tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ chỉ được sử dụng trong hoạt động của văn phòng đại diện.
- Đăng báo và thông báo cho sở công thương: Đăng báo hoặc thông báo trực tuyến tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động.
- Thông báo mở cửa hoạt động: Chính thức hoạt động và thông báo cho Sở Công Thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký trong thời hạn 45 ngày.
- Báo cáo hoạt động hàng năm: Định kỳ hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo về hoạt động của mình tới Sở Công Thương trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp.
- Thông báo thay đổi nhân sự: Trong quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về nhân sự tại văn phòng, thông báo cùng với bản sao tài liệu liên quan phải được gửi trong thời hạn 10 ngày.
- Sửa lỗi, bổ sung giấy phép: Trong các trường hợp thay đổi người đứng đầu, địa điểm, tên gọi, hoặc hoạt động của văn phòng, thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép trong thời hạn 10 ngày.
- Nộp thuế thu nhập cá nhân: Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng và nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).
Chúng tôi đã trình bày một số thông tin liên quan đến văn phòng đại diện. Cam kết của chúng tôi là cung cấp gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói với chi phí hợp lý, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn qua mọi bước thủ tục, từ chuẩn bị hồ sơ đến quy trình đăng ký và nhận giấy phép hoạt động.