Dù bạn là một chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm rộng lớn hoặc một doanh nhân tràn đầy tham vọng, việc hiểu sâu về kiểm soát chi phí là rất quan trọng để định hình môi trường cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Hãy cùng An Đức khám phá thêm về chủ đề kiểm soát chi phí là gì trong bài viết dưới đây nhé!
Kiểm soát chi phí là gì?
Kiểm soát chi phí là quá trình xác định và giảm bớt chi phí kinh doanh nhằm tăng cường lợi nhuận. Quá trình này thường bắt đầu từ việc thiết lập ngân sách. Khi chủ doanh nghiệp hoặc quản lý so sánh kết quả tài chính thực tế của công ty với kỳ vọng ngân sách và nhận thấy rằng chi phí thực tế cao hơn so với kế hoạch, họ sẽ có những thông tin cần thiết để hành động.
Bảng lương trong một doanh nghiệp thường được giao cho các đơn vị bên ngoài, bởi vì các quy định về thuế thu nhập cá nhân liên quan đến lương thường thay đổi liên tục. Số lượng nhân viên nghỉ việc trong doanh nghiệp đòi hỏi sự điều chỉnh thường xuyên đối với hồ sơ biên chế.
Một công ty có thể chọn cách trả lương dưới dạng lương Net hằng tháng cho nhân viên, sau khi đã trừ đi các khoản phí bảo hiểm và thuế khác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người tuyển dụng.
Những điểm chính:
- Kiểm soát chi phí là việc xác định và giảm bớt chi phí kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận, và quá trình này thường bắt đầu với việc lập ngân sách.
- Kiểm soát chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và tăng cường lợi nhuận.
- Thuê ngoài là một phương pháp phổ biến để kiểm soát chi phí, bởi nhiều công ty nhận thấy việc trả tiền cho bên thứ ba để thực hiện một nhiệm vụ có thể tiết kiệm chi phí hơn so với tự thực hiện công việc.
Lợi ích của việc kiểm soát chi phí
- Tiết kiệm chi phí: Kiểm soát chi phí hiệu quả giúp nhận biết và cảnh báo các mục chi tiêu vượt mức, không hiệu quả và lãng phí. Bằng cách thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và cải thiện tình hình tài chính của họ.
- Cải thiện lợi nhuận: Bằng cách giảm chi phí và tăng hiệu quả, quản lý kiểm soát chi phí trực tiếp góp phần cải thiện lợi nhuận. Nó giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu cao hơn, nâng cao tỷ suất lợi nhuận và đạt được tăng trưởng tài chính bền vững.
- Tăng cường dòng tiền: Kiểm soát chi phí hợp lý đảm bảo rằng dòng tiền doanh nghiệp vẫn khỏe mạnh và ổn định. Bằng cách giảm thiểu các chi phí không cần thiết và quản lý chu kỳ thanh toán hiệu quả, các tổ chức có thể duy trì dòng tiền ổn định, đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và đầu tư vào các sáng kiến tăng trưởng.
- Lợi thế cạnh tranh: Kiểm soát chi phí cho phép các tổ chức cung cấp giá cả cạnh tranh trong khi vẫn duy trì mức chất lượng cao nhất. Chiến lược giá này giúp thu hút khách hàng, giữ thị phần và giành lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
- Tối ưu hóa tài nguyên: Kiểm soát chi phí giúp đảm bảo rằng các nguồn lực, bao gồm vật liệu, lao động và thiết bị, được sử dụng hiệu quả, loại bỏ mọi trường hợp sử dụng không đúng mức hoặc dư thừa công suất.
- Ra quyết định chiến lược: Việc kiểm soát chi phí cung cấp thông tin và dữ liệu giá trị giúp trong quá trình ra quyết định chiến lược. Với thông tin chi phí chính xác, các tổ chức có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt về chiến lược giá, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và đầu tư.
- Hiệu quả hoạt động: Kiểm soát chi phí hiệu quả hóa các quy trình và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể. Nó giúp xác định các nút thắt cổ chai, thực hiện cải tiến quy trình và tối ưu hóa quy trình làm việc, dẫn đến năng suất cao hơn và hoạt động trơn tru hơn.
- Quản lý rủi ro: Các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro tài chính bằng cách chủ động theo dõi và kiểm soát chi phí. Nó giúp xác định chi phí vượt mức tiềm ẩn và giải quyết các rủi ro tài chính.
- Cải thiện sự ổn định tài chính: Kiểm soát chi phí giúp ổn định tài chính bằng cách giảm các chi phí không cần thiết và tránh các khoản nợ không cần thiết.
- Tăng trưởng dài hạn: Bằng cách tối ưu hóa chi phí và cải
Hiểu thêm về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Kiểm soát chi phí là một phương tiện để đặt ra kế hoạch cho mục tiêu thu nhập ròng, thường được đo lường bằng công thức sau đây:
Doanh thu bán hàng – Chi phí cố định – Chi phí biến đổi = Mục tiêu thu nhập ròng
Giả sử một cửa hàng quần áo bán lẻ đặt mục tiêu thu nhập ròng là 10.000.000 đồng từ doanh thu bán hàng 100.000.000 đồng mỗi tháng. Để đạt được mục tiêu này, ban quản lý xem xét cả chi phí cố định và chi phí biến đổi và nỗ lực giảm bớt chi phí. Hàng tồn kho là một chi phí biến đổi có thể giảm bằng cách tìm kiếm các nhà cung cấp khác có thể cung cấp sản phẩm với giá cạnh tranh hơn.
Việc giảm chi phí cố định, như tiền thuê, thường mất nhiều thời gian hơn vì các chi phí này thường được cố định trong các hợp đồng. Đối với một công ty niêm yết, việc đạt được mục tiêu thu nhập ròng là vô cùng quan trọng, vì các nhà đầu tư mua cổ phiếu của công ty dựa trên kỳ vọng về tăng trưởng thu nhập trong thời gian tới.
Quan trọng: Thuê ngoài thường được sử dụng thường xuyên để kiểm soát chi phí, vì nhiều doanh nghiệp nhận thấy việc trả tiền cho bên thứ ba để thực hiện một nhiệm vụ có thể rẻ hơn so với tự đảm nhận công việc.
Kiểm soát chi phí và phân tích phương sai
Phương sai được xác định là sự chênh lệch giữa kết quả dự kiến từ ngân sách và kết quả thực tế. Các nhà quản lý sử dụng phân tích phương sai như một công cụ để xác định các lĩnh vực quan trọng mà có thể cần điều chỉnh.
Hằng tháng, các công ty nên thực hiện phân tích phương sai cho từng tài khoản doanh thu và chi phí. Ban quản lý có thể ưu tiên giải quyết những chênh lệch với giá trị lớn nhất trước, vì những tài khoản đó thường có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả hoạt động của công ty.
Nếu một nhà sản xuất đồ chơi phát hiện phương sai không lợi là 50.000.000 đồng trong tài khoản chi phí vật liệu, công ty nên xem xét việc tìm những nhà cung cấp vật liệu khác để nhận giá thầu, nhằm giảm chi phí và loại bỏ phương sai ngày càng lớn. Một số doanh nghiệp thường tiến hành phân tích phương sai và thực hiện các biện pháp đối với các chi phí thực tế có sự chênh lệch lớn so với ngân sách/dự toán.
Trong một thị trường cạnh tranh, các nhà sản xuất có chi phí thấp thường có khả năng thu lợi nhuận cao nhất. Do đó, việc giảm chi phí thường là mục tiêu hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp, vì điều này đồng nghĩa với việc tăng hiệu quả và lợi nhuận.
Doanh nghiệp phải gánh chịu những loại chi phí nào?
Nói chung, chi phí kinh doanh có thể được phân loại thành chi phí cố định và chi phí biến đổi, cũng như chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Chi phí cố định là các khoản chi không thay đổi, như tiền thuê hoặc tiền bảo hiểm.
- Chi phí biến đổi là các khoản chi phụ thuộc vào mức độ hoạt động, như chi phí lao động hoặc chi phí sử dụng năng lượng.
- Chi phí trực tiếp là các khoản chi liên quan trực tiếp đến sản xuất hoặc vận hành, như chi phí nguyên liệu thô.
- Chi phí gián tiếp bao gồm các khoản chi phí chung, không liên quan trực tiếp đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
Qua bài viết này công ty dịch vụ kế toán An Đức sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về quản trị chi phí đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Việc kiểm soát chi phí hiệu quả giúp tổ chức tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Ngoài ra, quản trị chi phí còn tạo điều kiện cho một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự tham gia của nhân viên trong việc quản lý chi phí và đóng góp ý kiến để giảm thiểu chi phí.